Secretaria Postular

- Coordinar el transporte, hospedaje, viáticos y condiciones necesarias para atender las diligencias o administrativas de los clientes.
- Gestionar la rendición de gastos y viáticos y elaborar el reporte correspondiente para el área contable.
- Elaborar un reporte de gastos de viáticos y presentarlo al responsable del área de contabilidad.
- Verificar y completar los datos del cliente para la creación de un nuevo cliente.
- Gestionar el formato respectivo y cumplir con el flujo regular establecido por el área de Operaciones.
- Solicitar el sustento de la propuesta de honorarios en el caso de la creación de asuntos/sub-asuntos.
- Verificar que el importe y los datos registrados en la factura sean válidos y que el documento esté visado por Mesa de Partes.
- Adjuntar el soporte de solicitud de servicio. Validar el servicio y brindar conformidad de las facturas de los servicios y enviar a Mesa de Partes para ser procesada.
- Verificar las características de los comprobantes de pago (que sean legibles y cuenten con la información detallada de los servicios o compras) y escanearlos junto con el formulario de reclamación correspondiente.
- Generar los reclamos en el portal de administración de reclamos de TAS, adjuntar el formulario y los comprobantes de pago correspondientes.  
- Hacer seguimiento a cada caso (reclamo) verificando el número de confirmación del reclamo y el reembolso del mismo dentro del plazo pertinente.
- Efectuar las coordinaciones necesarias para garantizar el espacio, las herramientas y servicios necesarios para el desarrollo del evento.
- Solicitar al área de archivo la creación de files, expedientes, etc.  Trasferir en el sistema a la persona encargada del caso. Crear las etiquetas correspondientes a cada tipo de file. Archivar la documentación entregada.
- Asegurar que la documentación y correspondencia recibida en Mesa de Partes sean entregadas oportunamente.
- Resguardar los poderes y testimonios otorgados por los clientes y mantener inventario de las copias certificadas de los mismos.
Coordinar el envío oportuno de correspondencia y/o documentación a los clientes externos, internos u organismos reguladores.
- Mantener actualizada la información de los contactos y clientes.
- Efectuar llamadas y realizar conferencias telefónicas nacionales e internacionales.
- Redactar documentos, informes, presentaciones, así como la traducción de textos y documentos.
- Mantener el inventario adecuado de útiles y artículos de oficina.
- Verificar el funcionamiento de las herramientas de trabajo  y de las facilidades de la oficina. Reportar cualquier inconveniente mediante el sistema de atenciones o directamente a Servicios Generales.
- Otras funciones relacionadas a su puesto, encomendadas por el jefe directo.